Person- og privatlivspolitik

1. Indledning

Her kan du læse om, hvordan Uagut, Landsorganisation for Grønlændere i Danmark (herefter ”vi”, ”os” og ”vores”) indsamler og behandler personoplysninger, som led i vores administration af medlemskaber og de aktiviteter, som er beskrevet under afsnit ‎3 nedenfor. 

Behandling af personoplysninger om vores medlemmer er en forudsætning for at vores forening kan varetage sit formål. I denne privatlivspolitik er det derfor bl.a. beskrevet, hvordan og hvorfor vi indsamler personoplysninger om dig, hvordan oplysningerne anvendes, hvornår de slettes, og hvordan du kan få indsigt i dine egne personoplysninger. 

2. Den dataansvarlige 

Det er Uagut, der er dataansvarlig for de behandlingsaktiviteter, der er beskrevet i denne privatlivspolitik, medmindre andet er angivet under aktiviteterne i afsnit ‎3 nedenfor. 

Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os her:

Uagut (Landsorganisation for Grønlændere i Danmark)
Skindergade 31, 1.
1159 København K
E-mail: info@uagut.dk

3. Hvordan behandler vi personoplysninger, som led i vores aktiviteter?

Vi indsamler og behandler personoplysninger i en række forskellige situationer, og formålet med indsamlingen, hvad oplysningerne bruges til, hvornår de slettes mv., er forskellige for hver situation. 

De enkelte aktiviteter, hvor vi (som dataansvarlig) kan indsamle personoplysninger om dig, er derfor beskrevet hver for sig nedenfor. 

3.1 Når du besøger vores hjemmeside, uagut.dk

Hvilke oplysninger behandler og hvor stammer de fra? 

Vi bruger Framer (http://framer.com) til at registrere brugere på vores hjemmeside. Vi kan herigennem se hvor mange, der går ind på vores hjemmeside og hvorfra, samt hvor mange gange, de enkelte sider vises. 

Vi bruger derimod ingen cookies på vores hjemmeside, og vi indsamler derfor ingen oplysninger, der knyttes til den enkelte brugere af vores hjemmeside, herunder brugernes IP-adresser. 

3.2 Oprettelse af medlemskab, tilmelding til og afholdelse af foreningens arrangementer 

Hvilke oplysninger behandles, og hvor stammer de fra?

Når du er medlem af Uagut, behandler vi dine personoplysninger, som led i administrationen af dit medlemskab samt ved levering af de fordele, som du har adgang til som medlem af foreningen. 

Vi behandler kun disse oplysninger, hvis du selv afgiver personoplysningerne til os som led i din indmeldelse. 

De almindelige oplysninger, som vi behandler om dig, omfatter: 

• Kontaktoplysninger (navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse)

• Økonomiske oplysninger, betalingshistorik, betalingsoplysninger, restancer og tilgodehavende.

• Kontraktuelle oplysninger, herunder fakturaer, forsendelsesoplysninger og aftaler vi måtte indgå med dig i forbindelse med arrangementer mv.

• Oplysninger, der indgår i vores korrespondance med dig, fx i forbindelse med arrangementer eller lignende. 

Derudover behandler vi følgende følsomme oplysninger i forbindelse med oprettelsen af dit medlemskab hos os: 

• Etnisk oprindelse eller tilknytning (oplysninger om dit tilhørsforhold til Grønland). Enhver person, der støtter organisationens formål og har tilknytning til Grønland, kan optages som medlem, jf. foreningens vedtægters § 3.1. Vi registrerer derfor ikke vores medlemmers etniske oprindelse, da vi ikke har behov for at knytte oplysninger herom til det enkelte medlem. Dog kan sådanne oplysninger blive behandlet i enkeltstående tilfælde, f.eks. hvis vi afholder arrangementer målrettet etniske grønlændere, eller hvis et medlem selv oplyser deres etniske oprindelse eller tilknytning til foreningen.

Hvorfor behandles oplysningerne? 

Vi behandlinger dine personoplysninger til følgende formål: 

• Generel administration af medlemskabet, herunder ved levering af vores services og fordele til dig, som del af det grønlandske samfund, fx udsendelse af nyhedsbreve og afholdelse af arrangementer (se mere herom nedenfor). 

• Afholdelse og administration af medlemsarrangementer, herunder deltagelsesoversigter og øvrig relevant afgivet information i forbindelse med afholdelsen. 

• Finansielle formål, herunder løbende afregninger af kontinentet i forbindelse med medlemskabet af vores forening.

• Generel kommunikation, herunder besvarelse af konkrete henvendelser eller udsendelse af undersøgelser.

• Overholdelse af gældende lovgivning, fx forhindring af ulovlige aktiviteter.

• Statistisk og analyse af deltagelse i foreningens arrangementer, meningsmålinger mv. 

• Håndtering af eventuelle konflikter og tvister, herunder hvis en behandling af oplysninger er nødvendig for at bistå relevante myndigheder med at løse opgaver i foreningens interesse.

Hvad er retsgrundlaget for behandlingen? 

Vores behandling af almindelige personoplysninger har følgende retsgrundlag: 

• Kontrakt: Ved behandling af dine personoplysninger i forbindelse med gennemførelse af vores aftale med dig i form af et medlemskab i vores forening, er retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om behandlinger, der er nødvendige for indgåelse af en aftale med dig eller opfyldelse af aftalen. 

• Dit samtykke: Vi baserer behandlingen af dine personoplysninger til markedsføringsformål på baggrund af dit samtykke. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os (se afsnit ‎2 ovenfor for kontaktoplysninger). 

• Retlig forpligtelse: Når vi registrerer oplysninger, som er krævet efter lovgivningen, er retsgrundlaget databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om behandling, som er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse. 

• Interesseafvejning: Varetagelse af vores eller tredjemands legitime interesser, som er mere tungtvejende end hensynet til dine grundlæggende rettigheder og frihedsinteresser. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. De legitime interesser der er tale om, er vores legitime interesse i at drive vores forening, herunder føre statistikker, lave analyser, afholde arrangementer eller lignende. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod vores behandling ved at kontakte os (se afsnit ‎2 ovenfor for kontraktoplysninger).

Vores behandling af din etniske oprindelse eller tilknytning til Grønland har følgende retsgrundlag: 

• Foreningsmæssige formål: Vi behandler oplysninger om din etniske oprindelse eller tilknytning som led varetagelsen af foreningens formål om at styrke grønlænderes rettigheder i Danmark. Behandlingen sker kun, når det konkret er nødvendigt og udelukkende som en del af vores organisatoriske aktiviteter og i relation til vores medlemmer, tidligere medlemmer eller personer, der på grund af organets formål er i regelmæssig kontakt med os. Retsgrundlaget for denne behandling findes i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra d. Oplysninger, der behandles på dette grundlag, videregives ikke til tredjemand uden samtykke fra den registrerede (medlemmet).

• Dit udtrykkelige samtykke: Vi kan behandle din etnisk oprindelse eller tilknytning til Grønland på baggrund af dit udtrykkelige samtykke. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelseslovens § 11, stk. 2. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os (se afsnit ‎2 ovenfor for kontaktoplysninger).

Hvem deles oplysningerne med? 

Oplysningerne deles med vores it-leverandører (databehandlere som vi har indgået databehandleraftaler med), som opbevarer oplysningerne for os og behandler dem efter vores instruks. Oplysningerne kan derudover blive delt med samarbejdspartnere i forbindelse med afvikling af arrangementer. 

I forbindelse med behandlingen, overfører vi personoplysninger til USA. Vi sikrer, at dine rettigheder er beskyttede, og at beskyttelsesniveauet opretholdes i forbindelse med sådanne tredjelandsoverførsler gennem anvendelse af EU-U.S. Data Privacy Framework.

Hvor længe opbevares oplysningerne? 

Personoplysninger opbevares, så længe medlemskabet består. Ved afmelding slettes oplysningerne senest fem år efter udmeldelse, medmindre der konkret foreligger andre årsager til at opbevare dem længere, fx med henblik på at fastlægge et retskrav. 

Ved deltagelse i arrangementer vil generelle oplysninger om deltagelsen blive opbevaret i 2 år. 

Anden korrespondance med medlemmer og andre privatpersoner slettes én gang om måneden. 

3.3 Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev og/eller deltager i vores medlemsarrangementer

Vi indsamler og behandler dine personoplysninger til brug for markedsføring af vores foreninger og relevante arrangementer, når du tilmelder dig vores nyhedsbrev og deltager i vores arrangementer.

I forbindelse med vores afholdelse af medlemsarrangementer, vil vi i visse tilfælde tage billeder til brug for vores nyhedsbrev og øvrig markedsføring. 

Hvilke oplysninger behandles og hvor stammer de fra?

Vi behandler følgende personoplysninger om dig: 

• Kontaktoplysninger (navn, e-mailadresse, telefonnummer)

• Eventuelt billedmateriale fra medlemsarrangementer

Hvorfor behandles oplysningerne? 

Vi behandler din personoplysninger til følgende formål: 

• Til at målrette markedsføring om vores forening til vores medlemmer

• Til at indsamle statistik til at forbedre vores forening og de services, som vi tilbyder

Hvad er retsgrundlaget for behandlingen? 

Vores behandling af almindelige personoplysninger har følgende retsgrundlag: 

• Dit samtykke: Vi baserer behandlingen af dine personoplysninger til markedsføringsformål på baggrund af dit samtykke, herunder billedmateriale fra vores afholdte arrangementer. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os (se afsnit ‎2 ovenfor for kontraktoplysninger). 

• Interesseafvejning: Varetagelse af vores eller tredjemands legitime interesser, som er mere tungtvejende end hensynet til dine grundlæggende rettigheder og frihedsinteresser. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. De legitime interesser der er tale om, er vores legitime interesse i at drive vores forening, herunder føre statistikker, lave analyser eller lignende. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod vores behandling ved at kontakte os (se afsnit ‎2 ovenfor for kontraktoplysninger).

Hvem deles oplysningerne med? 

Oplysningerne deles med vores it-leverandører (databehandlere som vi har indgået databehandleraftaler med), som opbevarer oplysningerne for os og behandler dem efter vores instruks. Oplysningerne kan derudover blive delt med samarbejdspartnere i forbindelse med afvikling af arrangementer. 

I forbindelse med behandlingen, overfører vi personoplysninger til USA. Vi sikrer, at dine rettigheder er beskyttede, og at beskyttelsesniveauet opretholdes i forbindelse med sådanne tredjelandsoverførsler gennem anvendelse af EU-U.S. Data Privacy Framework.

Hvor længe opbevares oplysningerne? 

Personoplysninger opbevares, så længe dit samtykke til modtagelse af nyhedsbrevet og anvendelse af billedmateriale fra arrangementer er gyldigt. 

Vi opbevarer herefter dit samtykke i 2 år efter tilbagetrækning i henhold til Forbrugerombudsmandens praksis, og af dokumentationshensyn. I visse tilfælde kan billeder opbevares i længere tid til brug for markedsføringsmateriale. 

Oplysningerne kan opbevares i længere tid, hvis det er nødvendigt i henhold til lovgivningen, en konkret tvist eller hvis personoplysningerne anonymiseres.

3.4 Når du henvender dig til os, kontakter os eller på anden måde kommunikerer med os 

Når du kontakter os telefonisk, på mail mv. indsamler og behandler vi en række personoplysninger i forbindelse med vores håndtering af din henvendelse. 

Vi opfordrer til, at du ikke afgiver følsomme eller fortrolige personoplysninger, medmindre det er nødvendigt for din henvendelse, og dette efterspørges. 

Hvilke oplysninger behandles og hvor stammer de fra?

Vi forventer at behandle følgende personoplysninger om dig i forbindelse med din henvendelse: 

• Kontaktoplysninger (navn, e-mailadresse, telefon, adresse)  

• Hvad din henvendelse drejer sig om og dato for henvendelsen

• Øvrige oplysninger, som du selv afgiver i forbindelse med din henvendelse

Hvorfor behandles oplysningerne? 

Vi behandler dine oplysninger til følgende formål: 

• Håndtering og besvarelse af din henvendelse eller anmodning.

• For at indgå en eventuel aftale om medlemskab med dig.

• General kommunikation med dig, herunder yde rådgivning om landsforening og det grønlandske miljø. 

• Øvrige formål afhængigt af din henvendelses indhold.

Hvad er retsgrundlaget for behandlingen? 

Vores behandling af almindelige personoplysninger har følgende retsgrundlag: 

• Dit samtykke: Vi baserer behandlingen af dine personoplysninger til markedsføringsformål på baggrund af dit samtykke, herunder billedmateriale fra vores afholdte arrangementer. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os (se afsnit ‎2 ovenfor for kontraktoplysninger). 

• Interesseafvejning: Varetagelse af vores eller tredjemands legitime interesser, som er mere tungtvejende end hensynet til dine grundlæggende rettigheder og frihedsinteresser. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. De legitime interesser der er tale om, er vores legitime interesse i at drive vores forening, herunder føre statistikker, lave analyser eller lignende. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod vores behandling ved at kontakte os (se afsnit ‎2 ovenfor for kontraktoplysninger).

Hvem deles oplysningerne med? 

Oplysningerne deles med vores it-leverandører (databehandlere, som vi har indgået databehandleraftaler med), som opbevarer oplysningerne for os og behandler dem efter vores instruks. 

I forbindelse med behandlingen, overfører vi personoplysninger til USA. Vi sikrer, at dine rettigheder er beskyttede, og at beskyttelsesniveauet opretholdes i forbindelse med sådanne tredjelandsoverførsler gennem anvendelse af EU-U.S. Data Privacy Framework.

Hvor længe opbevares oplysningerne? 

Dine personoplysninger slettes, når vi ikke længere har behov for at behandle dem til opfyldelse af ovenstående formål. Det indebærer, at vi løbende opbevarer alle oplysninger med relevans for administrationen og understøttelsen af dit medlemskab i de fleste tilfælde slettes dine personoplysninger, senest 1 år efter vi har besvaret din henvendelse. 

Vedrører oplysninger en konkret henvendelse eller lignende kan vi - afhængig af omstændighederne opbevare oplysningerne i længere tid med henblik på dokumentation og med henvisning til forældelsesloven, hvis din henvendelse vedrører pengekrav. 

Er du medlem, henvises du til afsnit 3.2 om oprettelse af medlemskab mv. ovenfor. 

Oplysningerne kan dog opbevares i længere tid, hvis det er nødvendigt i henhold til lovgivningen, en konkret tvist eller hvis personoplysningerne anonymiseres.

4. Dine rettigheder 

Du har til enhver tid ret til at gøre dine rettigheder efter den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning, herunder GDPR, gældende: 

• Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig. 

• Ret til berigtigelse: Hvis du mener, at de oplysninger som vi behandler om dig er unøjagtige eller urigtige, har du ret til at få dem berigtiget. 

• Ret til at blive glemt (sletning): Vi sletter generelt personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige. I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det gælder fx hvis du afmelder dit medlemskab, og vi ikke har et andet retsgrundlag til at behandle dine personoplysninger. 

• Ret til begrænsning af behandlingen: Hvis du bestrider vores behandling af personoplysninger, som vi har registreret eller på anden måde behandler, har du ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset indtil vi har haft mulighed for at fastslå, om oplysningerne er korrekte. Du kan også anmode om begrænsning i stedet for sletning, hvis du mener vi ikke længere har brug for oplysningerne, eller hvis du mener dine legitime interesser går forud for vores legitime interesse i at behandle oplysningerne. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. 

• Ret til dataportabilitet: Du har ret til at modtage en kopi af de personoplysninger, som du selv har afgivet til os og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører – hvis nogen – på baggrund af dit samtykke. Du har ret til selv at få personoplysningerne udleveret eller få dem tilsendt til anden virksomhed eller myndighed. Hvis du ønsker at gøre brug af din ret til datapotabilitet, vil du modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. 

• Ret til indsigelse: Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af oplysninger om dig. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine personoplysninger til markedsføringsformål. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af personoplysningerne. 

Hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på info@uagut.dk. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning. I det omfang det er nødvendigt, vil vi kontakte dig og bede dig om yderligere oplysninger, der er nødvendige for at kunne håndtere din anmodning korrekt. 

Hvis du har lyst til at læse mere om dine rettigheder, kan du læse mere på datatilsynet.dk. 

5. Hvis du ønsker at klage

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, vil vi gerne høre fra dig. Vores kontaktoplysninger kan findes under afsnit ‎2 ovenfor. 

Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, hvis du ikke er tilfreds med vores håndtering af din henvendelse eller en klage vedrørende vores behandling af dine personoplysninger. Dette kan ske via e-mail dt@datatilsynet.dk eller på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk. 

6. Opdatering af privatlivspolitikken

Vi kan løbende ændre denne persondatapolitik, hvis det er nødvendigt for at give en retvisende beskrivelse af vores behandling af personoplysninger. 

I tilfældet af at der sker væsentlige ændringer i vores behandling af personoplysninger om dig, som vi allerede er i besiddelse af, vil du blive underrettet direkte om opdateringen (fx via e-mail).